Accounting policies and procedures manual - Mazars - Romania

Accounting policies are the particular blend of principles, fundamentals, conventions, rules and specific practices applied by an entity in the preparation and the presentation of its annual financial statements (e.g. the depreciation method selected, the inventory valuation method chosen, etc.).

To this effect, it must be stated that one of the main duties which are incumbent on the manager of a company (under the Companies Law no. 31/1990) is to lay down the accounting policies to be followed.

Furthermore, the provisions of the Accountancy Law no. 82/1991 clearly state the principle that the annual financial statements must be accompanied by the manager’s written declaration, by means of which he/she takes responsibility for the preparation of the annual financial statements and acknowledges the fact that the accounting policies followed for the preparation of the aforementioned statements are consistent with the applicable accountancy legislation.

Order no. 3055/2009 issued by the Ministry of Public Finance with regard to the approval of Accounting Regulations consistent with the EU directives explains that all entities must lay down their own accounting policies, which must be approved by their managers, with a view to applying Accounting Regulations consistent with the EU directives.

The accounting policies must be developed taking into consideration the specific nature of the business, by economic and technical experts who are perfectly familiar with the entity’s field of activity and with the strategies it adopts. In laying down these policies, the aforementioned experts must fully comply with the general accounting principles applicable. The individuals set to contribute to the elaboration of the company’s accounting policies are expected to call on their best professional judgment to be able to identify those accounting policies likely to offer the most valuable information to the users of the company’s financial statements. As regards the layout and the contents of a company’s Accounting Policies Manual, it must be mentioned that the accountancy legislation in force provides no clear instructions.

Therefore, every company should have already prepared an Accounting Policies Manual accompanied by the appropriate implementation procedures, in order to achieve full compliance with the provisions of the accountancy legislation hereby presented. Furthermore, an efficient system of internal control should be instituted, so as to guarantee that the procedures are indeed correctly applied. Failure to comply to the accountancy legislation in force in regard to the preparation and the approval of accounting policies and procedures is punishable by law in the event of a tax inspection.

Nevertheless, the Accounting Policies Manual acts as more than just an instrument to protect your company, should a tax inspection take place. It also has the potential to become an extremely useful internal instrument, being that it serves as a crucial reference point for your company in the preparation of its annual financial statements.

Have you already prepared this entire documentation?

Mazars professionals can assist you in this regard, by offering you the following types of services related to accounting policies:

• We can prepare your company’s Accounting Policies Manual, together with the corresponding implementation procedures;
• We can offer our support in preparing the Accounting Policies Manual together with the corresponding implementation procedures to the staff in charge of developing your company’s own accounting policies;
• We can review the Accounting Policies Manual and the corresponding implementation procedures, as prepared by your company’s responsible staff, with a view to guaranteeing the conformity of the documents with the accountancy legislation in force;
• We can update the Accounting Policies Manual and the corresponding implementation procedures, following changes in legislation or amendments of the accounting policies which occur after the initial drafting of the manual.

For any supplementary information regarding our related services, please contact us at Accounting.Policies[at]mazars.ro

* * *

Manualul de politici contabile  

Politicile contabile reprezintă principiile, bazele, convențiile, regulile și practicile specifice aplicate de o entitate la întocmirea și prezentarea situațiilor financiare anuale (e.g. alegerea metodei de amortizare, alegerea metodei de evaluare a stocurilor etc.).

În acest sens, trebuie menționat faptul că una dintre principalele atribuții ale administratorului unei companii (conform Legii nr. 31/1990 privind societățile comerciale) este aceea că trebuie să stabilească politicile contabile.

Prevederile aduse de Legea contabilității nr. 82/1991 menționează în plus faptul că Situațiile financiare anuale trebuie însoțite de o declarație scrisă a administratorului, prin care acesta își asumă răspunderea pentru întocmirea situațiilor financiare anuale și confirmă că politicile contabile utilizate la întocmirea situațiilor financiare anuale sunt în conformitate cu reglementările contabile aplicabile. 

Ordinul Ministrului Finanțelor Publice 3055/2009 pentru aprobarea Reglementărilor contabile conforme cu directivele europene explică faptul că în vederea aplicării reglementărilor contabile conforme cu directivele europene, entitățile trebuie să dezvolte politici contabile proprii aprobate de administratori.

Politicile contabile trebuie elaborate având în vedere specificul activității, de către specialiști în domeniul economic și tehnic, cunoscători ai activității desfășurate și ai strategiei adoptate de entitate, iar la elaborarea acestora trebuie respectate principiile contabile generale. Persoanele care urmează să participe la elaborarea politicilor contabile ale companiei trebuie să folosească raționamentul profesional pentru identificarea acelor politici contabile care oferă cele mai utile informații utilizatorilor situațiilor financiare ale întreprinderii. În ceea ce privește forma de prezentare și conținutul manualului de politici contabile ale unei societăți comerciale, trebuie menționat faptul că nu există indicații precise în acest sens în legislația contabilă în vigoare.

Prin urmare, pentru a respecta prevederile legislative contabile în vigoare prezentate mai sus, orice companie ar fi trebuit deja să-și elaboreze un manual de politici contabile, precum și niște proceduri de aplicare a acestui manual. În plus, pentru a putea asigura respectarea manualului, ar trebui să existe un control intern eficient care să valideze aplicare corectă a acestor proceduri. Nerespectarea reglementărilor contabile în vigoare cu referire la elaborarea și aprobarea politicilor și procedurilor contabile se sancționează în cazul unui control fiscal.

Cu toate acestea, manualul de politici contabile nu reprezintă doar un instrument de protecție a societății dumneavoastră în cazul unui control fiscal, ci poate fi și un instrument intern foarte util întrucât reprezintă un important punct de referință pentru societate în elaborarea situațiilor sale financiare anuale.

Dumneavoastră ați pregătit toată această documentație?

Specialiștii Mazars vă pot ajuta în acest sens oferindu-vă următoarele tipuri de servicii referitoare la politicile contabile:

• Putem elabora manualul de politici contabile al companiei dumneavoastră, precum și procedurile de aplicare ale acestui manual;
• Putem oferi suportul nostru în elaborarea manualului de politici contabile și a procedurilor de aplicare a manualului pentru persoanele din cadrul companiei care sunt responsabile cu dezvoltarea politicilor contabile proprii ale companiei dumneavoastră;
• Putem revizui manualul de politici contabile, precum și procedurile de aplicare ale acestui manual, elaborate de persoanele responsabile din cadrul companiei dumneavoastră, în vederea confirmării faptul că sunt conforme cu reglementările contabile în vigoare;
• Putem actualiza manualul de politici contabile și procedurile sale de aplicare, în funcție de modificările legislative sau de schimbările de politici contabile care intervin după elaborarea inițială a manualului.

Pentru mai multe detalii ne puteti scrie la Accounting.Policies[at]mazars.ro